1 Administrator i kontakt
Administratorem danych jest Joanna Szadkowska, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Joanna Szadkowska, NIP 9552356231, działająca pod marką ZEN.
W sprawach dotyczących danych osobowych napisz na biurozenpilates@gmail.com, zadzwoń pod numer +48 504 553 049 lub skieruj korespondencję na adres: ul. Królowej Jadwigi 47/9, 70-261 Szczecin.
ZEN nie wyznaczył inspektora ochrony danych. W sprawach prywatności kontaktujesz się bezpośrednio z administratorem.
2 Korzystanie ze strony i aplikacji
Możesz przeglądać ofertę, cennik, aktualności i informacje o studiach bez zakładania konta. Publiczna część strony nie zawiera obecnie formularza kontaktowego ani zapisu do newslettera.
Przyciski zapisów i grafiku prowadzą do aplikacji zen-pilates.podoup.pl. Konto, rezerwacje i zakupy obsługiwane są w tej aplikacji. Płatności internetowe w aplikacji realizowane są z udziałem PayU. Samo otwarcie strony ZEN nie oznacza zapisu na zajęcia ani dokonania zakupu.
Informacje o przetwarzaniu danych przez dostawców aplikacji i płatności należy czytać łącznie z informacjami udostępnianymi przy korzystaniu z tych usług. Ta polityka opisuje wykorzystanie danych przez ZEN.
3 Jakie dane wykorzystujemy i w jakim celu
Kontakt i zapytania. Korzystamy z danych, które podajesz w wiadomości lub rozmowie, takich jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i treść zapytania. Jeśli pytasz o zakup lub rezerwację, podstawą jest podjęcie działań na Twoją prośbę przed zawarciem umowy, czyli art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Przy pozostałej korespondencji podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na udzielaniu odpowiedzi i obsłudze zgłoszeń, czyli art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Rezerwacje i usługi. Dane identyfikacyjne i kontaktowe, wybrane zajęcia, terminy, zakupione karnety, wykorzystane wejścia oraz informacje o rozliczeniu służą przyjęciu zapisu i wykonaniu usługi. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Rozliczenia i reklamacje. Dane potrzebne do wystawienia dokumentów rozliczeniowych, wykonania obowiązków podatkowych i realizacji uprawnień konsumenta wykorzystujemy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń wykorzystujemy w naszym prawnie uzasadnionym interesie, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Działanie i bezpieczeństwo strony. Hosting zapisuje informacje techniczne połączenia, w tym adres IP, czas żądania, otwieraną stronę, informacje o przeglądarce i błędach. Służą one dostarczeniu strony, diagnozowaniu usterek i ochronie przed nadużyciami. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Do zwykłego zapisu na zajęcia nie potrzebujemy wyników badań ani dokumentacji medycznej. Nie przesyłaj ich w wiadomościach dotyczących rezerwacji. Kwestie potrzebne do dostosowania ćwiczeń omawiasz bezpośrednio z instruktorem; w obecnej praktyce ZEN informacje z tych rozmów nie są zapisywane w kartach, notatkach ani aplikacji.
4 Kto uczestniczy w obsłudze danych
Z danych w zakresie potrzebnym do obsługi klienta i realizacji zajęć korzystają osoby działające w ZEN. W obsłudze strony i usług uczestniczą dostawcy hostingu DoSieci.pl, poczty Gmail, aplikacji rezerwacyjnej oraz płatności PayU. Zależnie od sprawy odbiorcami mogą być także podmioty zapewniające obsługę księgową, prawną i techniczną oraz organy uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów.
Poszczególni dostawcy mają różne zadania i podstawy przetwarzania danych. Nie każdy z nich działa wyłącznie w imieniu ZEN. W szczególności operator płatności przetwarza dane także w związku z własnymi obowiązkami dotyczącymi usług płatniczych.
Płatności internetowe obsługuje PayU S.A., ul. Grunwaldzka 186, 60-166 Poznań, KRS 0000274399. Informacje potrzebne do wykonania płatności przekazujesz w jej procesie. ZEN wykorzystuje informacje o transakcji do rozliczenia Twojego zakupu.
5 Czas wykorzystania i przechowywania danych
Czas przechowywania zależy od celu i rodzaju sprawy. Sam fakt kontaktu z ZEN nie uzasadnia bezterminowego przechowywania wszystkich przekazanych informacji.
Dane zwykłego zapytania służą prowadzeniu korespondencji do zakończenia sprawy. Jeżeli korespondencja dokumentuje zakup, reklamację lub spór, okres jej przechowywania ustala się według zasad dla tej sprawy, zamiast traktować ją jak niezwiązane z usługą zapytanie.
Dane związane z rezerwacją i zakupem są potrzebne przez czas obsługi umowy, w tym wykonania zajęć, wykorzystania karnetu i rozliczenia usługi. Po jej zakończeniu dalsze przechowywanie wymaga odrębnego celu, takiego jak obowiązek podatkowy lub ochrona roszczeń. Informacje niezbędne do prowadzenia konta w aplikacji są związane z okresem korzystania z konta. Możesz zwrócić się do ZEN o jego zamknięcie i usunięcie danych, z uwzględnieniem obowiązków wynikających z prawa.
Dokumentację podatkową przechowuje się do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, co do zasady przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Okres może być dłuższy, jeżeli przepisy przewidują zawieszenie lub przerwanie biegu tego terminu.
Dane niezbędne do rozpatrzenia reklamacji lub ochrony roszczeń mogą być przechowywane do zakończenia sprawy i upływu właściwego terminu przedawnienia. Zależy on od rodzaju roszczenia; ogólne terminy wynoszą 6 lat albo 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą i świadczeń okresowych, chyba że obowiązuje przepis szczególny. Termin liczy się zasadniczo od wymagalności roszczenia, z uwzględnieniem ustawowych zasad końca roku oraz zawieszenia lub przerwania jego biegu. Nie oznacza to przechowywania przez taki okres wszystkich danych klienta niezależnie od ich przydatności.
Logi techniczne są przechowywane w systemie hostingowym i podlegają jego zasadom rotacji. Dane wyodrębnione w związku z konkretnym incydentem bezpieczeństwa mogą służyć jego wyjaśnieniu oraz ochronie związanych z nim roszczeń. W sprawie okresu dotyczącego Twoich danych możesz skontaktować się bezpośrednio z administratorem.
6 Filmy i wizerunek
Na stronie publikujemy filmy przedstawiające klientów ZEN i ich doświadczenia za ich zgodą obejmującą publikację na stronie internetowej. W tym celu przetwarzamy wizerunek, głos oraz informacje zawarte w wypowiedzi na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Publikacja materiału odbywa się w zakresie udzielonej zgody, do jej wycofania albo wcześniejszego zakończenia publikacji. Jeśli występujesz w takim materiale i chcesz wycofać zgodę, napisz na biurozenpilates@gmail.com, wskazując materiał, którego dotyczy zgłoszenie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Zgoda na publikację wizerunku jest odrębna od zapisu na zajęcia i akceptacji regulaminu. Samo korzystanie z usług ZEN nie oznacza zgody na publikację zdjęć lub filmów z Twoim udziałem. Materiały opublikowane na stronie są dostępne jej odwiedzającym.
7 Cookies i odnośniki do innych serwisów
Publiczna część strony nie korzysta obecnie z Google Analytics ani Meta Pixel. Filmy są odtwarzane z plików strony. Nie ma obecnie automatycznie pobieranego kanału postów z Instagrama.
Cookies to informacje zapisywane na urządzeniu przez odwiedzany serwis. Logi połączeń przechowywane na serwerze są odrębnym mechanizmem. W ustawieniach przeglądarki możesz zarządzać zapisywaniem i usuwaniem cookies.
Linki do Instagrama, Map Google, aplikacji rezerwacyjnej i płatności otwierają zewnętrzne usługi, których operatorzy stosują własne zasady prywatności i cookies. Sam link nie jest osadzonym na stronie widżetem tych usług. Po jego otwarciu zapoznaj się z informacją danego operatora.
Uruchomienie dodatkowych narzędzi analitycznych lub marketingowych będzie wymagało aktualizacji informacji o ich działaniu oraz uzyskania zgody, gdy wymagają jej przepisy. Nie traktujemy samego przeglądania strony jako zgody na takie narzędzia.
8 Poczta Gmail i przekazywanie danych poza EOG
Do korespondencji używamy Gmaila. Korzystanie z tej usługi wiąże się z przetwarzaniem danych przez Google i może obejmować przekazywanie ich poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do USA.
Google opisuje stosowanie decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony, w tym ram ochrony danych UE-USA w odniesieniu do Google LLC, oraz standardowych klauzul umownych tam, gdzie są wymagane. Szczegóły zabezpieczeń i informacje o uzyskaniu kopii klauzul są dostępne pod adresem policies.google.com/privacy/frameworks?hl=pl. Polityka prywatności Google jest dostępna pod adresem policies.google.com/privacy?hl=pl.
Nie należy zakładać, że wiadomości wysłane do ZEN są przetwarzane wyłącznie w Polsce. Możesz także skontaktować się z nami listownie pod adresem administratora.
9 Twoje prawa
Na zasadach określonych w RODO możesz żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. W odpowiednich przypadkach przysługuje Ci przenoszenie danych, a przy przetwarzaniu opartym na prawnie uzasadnionym interesie także sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie.
Aby skorzystać ze swoich praw, napisz na biurozenpilates@gmail.com. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. Jeżeli zgodnie z RODO potrzebne będzie przedłużenie tego terminu, poinformujemy Cię o tym i podamy przyczynę. W razie uzasadnionych wątpliwości możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości.
Prawa mają określone warunki i wyjątki. Przykładowo żądanie usunięcia danych nie zawsze obejmie dokumentację, którą trzeba nadal przechowywać na podstawie przepisów. Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje o składaniu skarg znajdziesz na uodo.gov.pl.
10 Dobrowolność i zmiany polityki
Podanie danych w zapytaniu jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych nie będziemy mogli odpowiedzieć. Przy rezerwacji i zakupie dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy są warunkiem obsługi usługi. Obowiązek podania części danych rozliczeniowych wynika z przepisów.
Przeglądanie strony informacyjnej nie wiąże się z podejmowaniem przez ZEN wyłącznie automatycznych decyzji wywołujących wobec Ciebie skutki prawne lub podobnie istotne skutki.
Informacje o prywatności aktualizujemy, gdy zmienia się sposób działania strony, obsługi danych lub wymagania prawne. Aktualna wersja jest dostępna pod adresem zenszczecin.pl/polityka-prywatnosci/.